Однажды директор крупного производства замыслил грандиозное: внедрить в своей организации систему автоматизации. Благо, реклама рисовала радужные перспективы, а подрядчик уверял, что автоматизация для них – это must have, который уже не первый год напрашивается. Хлопнули по рукам, назначили ответственных, распределили обязанности и приступили к внедрению.
А через полгода проект закрыли, получив расход в полтора миллиона и не получив никаких результатов, кроме задёрганных менеджеров и не менее потрёпанных нервами работяг.
Ситуация не для слабонервных: вбухать кучу денег на оптимизацию, а получить пессимизацию. Однако это не единичный случай и не выдумка – такие истории случаются регулярно. Виновником может быть и подрядчик, и клиент. Могут – и оба сразу. А объективно, причина в следующем:
*Не делается та работа, которая должна быть проделана*
Чаще всего речь идет о скрупулезном описании бизнес-процессов, участвующих в автоматизации. Зачем тратить деньги на написание сценария постановки, которая и так каждый день происходит перед глазами и давно набила оскомину всем участникам? Лучше набросать на салфетке алгоритм и сразу отправить «в бой», в систему. Тем самым разбомбив эту систему шквалом ошибок, которые посыпятся уже после первого запуска. А причина очень проста:
*Вы не знаете свой бизнес-процесс, пока его подробно не опишете*
Давайте перейдем сразу к примерам.
Вспомните, как в вашей компании происходит согласование отпуска. Опишите, а лучше набросайте алгоритм.
Немного получилось, не правда ли? Вряд ли вам понадобилось более 5-ти предложений или блоков в схеме.
А теперь проверьте, учтены ли в вашем описании следующие моменты:
- Какие данные должен предоставить согласовывающий?
- Кто является согласующим и от чего это зависит? Какие опции должны быть у согласующего?
- Что происходит, если сам согласующий в отпуске/отсутствует?
- Что происходит после согласования отпуска?
- А что должно происходить в случае отклонения заявки?
- Кто должен получить оповещения о результате согласования? Что должно содержать оповещение
Поправили, готово? А теперь отнесите кадровику и уточните – так ли происходит процесс НА САМОМ ДЕЛЕ. Скорее всего, у него тоже будет пара замечаний.
Так вот. Каждый вопрос, который не задали к бизнес-процессу на старте проекта, обходится компании в дополнительный цикл разработки , который может длиться и полчаса, и сто часов. Зависит от того, насколько новая деталь противоречит существующей логике.
И подрядчик, и клиент часто надеются, что «и так сойдет». Что главное – набросать скелет, а всякую мелочь можно будет безболезненно добавить уже потом, по ходу дела. Но будьте уверены, именно такие «белые пятна» и порождают бюджеты, разбухающие в геометрической прогрессии. Заставляют дёргаться глаз у менеджеров, получающих очередную жалобу на то, что ничего не работает. И злит пользователей, у которых ничего не работает, а план по выработке ещё никто не отменял.
А ведь согласование отпуска – один из самых простых бизнес-процессов, который существует в компании. Что уж говорить о сложных производственных и прочих алгоритмах, на которые обычно и нацелена оптимизация?
Как говорил классик Андрей Миронов: «Надо стараться все делать хорошо: плохо оно само получится».